Zakład Metalowy Przybyszewski zatrudniał w 2017 roku ponad 80 pracowników. Budżet główny przygotowywał dział finansowy na podstawie danych historycznych i planów sprzedaży. Mistrzowie produkcji nigdy nie byli pytani o zdanie.
Gdzie pojawiały się odchylenia
Budżet produkcji zakładał stały poziom odpadów materiałowych na poziomie z 2015 roku. Tymczasem od 2016 roku zakład przestawił się na nowy typ surowca, który generował wyższe straty przy cięciu. Różnica nie była duża w skali jednej partii - ale w skali roku dawała kilkadziesiąt tysięcy złotych nieplanowanych kosztów.
Cztery lata z tym samym błędem
Dział finansowy co roku korygował budżet w trakcie roku, traktując odchylenie jako normę. Nikt nie wrócił do założeń, żeby sprawdzić, skąd ono pochodzi. Dopiero nowy dyrektor operacyjny, zatrudniony w 2021 roku, zapytał wprost: skąd biorą się te liczby w budżecie produkcji?
Zmiana procesu budowania budżetu
Od 2022 roku budżet materiałowy jest budowany wspólnie przez dział finansowy i mistrzów zmian. Każde założenie dotyczące zużycia surowca musi być podpisane przez osobę, która pracuje przy maszynie. Proces jest dłuższy, ale dane są bliższe rzeczywistości.
Pierwsze odchylenie po zmianie procedury wyniosło mniej niż 4% w skali kwartału - wcześniej regularnie przekraczało 11%.