Firma Transportowa Kwiatkowski i Syn z Gdańska budowała budżet główny od 2016 roku. Dokument przygotowywał główny księgowy, zatwierdzał właściciel, a potem przez rok nikt do niego nie zaglądał. Porównanie planu z wykonaniem odbywało się raz w roku, przy okazji zamknięcia ksiąg.
Budżet istniał, ale nie działał
Kierownicy tras nie wiedzieli, jaki mają budżet paliwowy na kwartał. Decyzje o zakupie nowych opon podejmowano bez odniesienia do planu inwestycyjnego. Budżet był dokumentem finansowym, nie narzędziem zarządzania.
Co pokazał rok 2021
Wzrost cen paliwa w 2021 roku uderzył w firmę mocniej niż w konkurencję. Właściciel, Leszek Kwiatkowski, nie miał mechanizmu, który pozwoliłby mu szybko ocenić, o ile wzrosną koszty w stosunku do planu. Budżet istniał, ale nie był skalibrowany pod bieżące decyzje.
Zmiana sposobu użycia dokumentu
Od 2022 roku budżet główny jest podzielony na moduły dostępne dla poszczególnych kierowników. Każdy z nich widzi swój fragment planu i co miesiąc dostaje zestawienie odchyleń. Spotkania budżetowe odbywają się co kwartał, nie raz w roku.
Zawartość budżetu nie zmieniła się znacząco. Zmieniło się to, kto go używa i kiedy - i to wystarczyło, żeby dokument przestał być tylko formalnością.