Spółka Kalinowscy Trade działała na rynku hurtowym od 2014 roku. W 2018 roku zatrudniono kontrolera finansowego, który miał wprowadzić budżet główny. Pierwszy dokument powstał w ciągu czterech tygodni i był oparty na danych z systemu ERP.
Problem z danymi źródłowymi
Okazało się, że system ERP zawierał błędy w klasyfikacji kosztów - część wydatków administracyjnych była księgowana jako koszty sprzedaży od 2016 roku. Nikt tego nie sprawdzał, bo raporty wyglądały spójnie. Budżet na 2019 rok był zbudowany na tych samych błędnych kategoriach.
Audyt, który zmienił perspektywę
W połowie 2020 roku biegły rewident zwrócił uwagę na niespójności w rachunku wyników. Wewnętrzny audyt wykazał, że przez dwa lata budżet główny porównywał plan z wykonaniem w sposób, który ukrywał rzeczywiste odchylenia kosztowe.
Jak wyglądała naprawa
Kontroler finansowy spędził trzy miesiące na oczyszczeniu danych historycznych. Dopiero potem zbudowano nowy budżet - tym razem z dokumentacją każdej kategorii kosztowej i osobą odpowiedzialną za jej weryfikację.
Budżet główny na 2021 rok był pierwszym, który odzwierciedlał rzeczywistą strukturę kosztów firmy. Proces jego budowania trwał dwa razy dłużej niż poprzednio, ale odchylenia w pierwszym kwartale były mniejsze niż 6%.