W 2019 roku firma Wierzbicki & Syn zatrudniała 34 osoby i miała prosty cel: skonsolidować planowanie finansowe w jednym dokumencie. Właściciel, Bogdan Wierzbicki, zlecił przygotowanie budżetu głównego zewnętrznemu doradcy. Dokument liczył 18 arkuszy i był gotowy w listopadzie.
Styczeń był dobry. Luty już mniej.
W marcu okazało się, że budżet sprzedaży nie uwzględniał sezonowości zamówień od klientów z sektora budowlanego. Różnica między planem a wykonaniem wyniosła ponad 38 tys. zł. Doradca wskazał na błąd w założeniach wejściowych - ale nikt nie weryfikował tych założeń przed zatwierdzeniem dokumentu.
Co poszło nie tak w fazie budowania
Budżet operacyjny powstał bez udziału kierownika magazynu. Koszty logistyki były niedoszacowane o około 12%, bo dane historyczne pochodziły z roku, w którym firma miała inną strukturę dostaw. Nikt nie porównał tych danych z fakturami od przewoźników.
Zmiana podejścia w 2021 roku
Wierzbicki zdecydował się na budowanie budżetu etapami, zaczynając od budżetu sprzedaży weryfikowanego przez handlowców, a nie przez zarząd. Każdy dział dostarczał dane z uzasadnieniem. Proces trwał sześć tygodni zamiast dwóch.
Budżet na 2022 rok był pierwszym, który nie wymagał korekty w pierwszym kwartale. Nie dlatego, że był idealny - ale dlatego, że założenia były sprawdzane przez tych, którzy pracują z danymi na co dzień.